年明けは年末の業務を引きずって慌ただしく、そしてコロナの影響で私の職場も時差出勤かつ週2日の出勤となり（在宅勤務はできず）
日々の業務をこなすのが精いっぱい、そんな時にイレギュラーなことも発生し、対処であっという間に時間が過ぎてしまった感じです。
さて、
コロナの影響で「雇用調整助成金」の申請をすることになったのですが、これがものすごく大変でした。
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| 対象期間は9月までですが、もっと延長されるかもしれませんね |
都の緊急事態宣言後、時差出勤かつ週2日の出勤となったとは言え、従業員全員がそうしたわけではなく人によっては5日出勤したり、時差出勤しなかったり、残業もしたりでバラバラでした。
支払った給与はなんとか給与ソフトから算出し、その他の数字も出したのですが、問題は添付資料となる「出勤簿」が出せない事でした。
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| 添付書類の一部 |
私の職場ではタイムカードも無く、手書きのそういう記録表も無いし、他にも理由があって対象となる「時間数」もしくは「日数」が正確に出せるものがなかったのです。
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| こういう勤務時間を記録するものが無いんです |
例えば、時短で10時-16時勤務となっても、午前中は休んで午後から出勤したとか、午後は15時で退社したとか、、、いろいろ、いろいろあって。
なのでそういうイレギュラーな勤務をした人はその一日を申請の対象とはせず、はずして計算、
その上でシフト表のようなものを作成しました。
アルバイトじゃあるまし、シフト表で乗り切れるのかわかりませんでしたが、左縦列に全従業員の氏名、右横列に日付を入れ、有休とか振替休日とか対象外の記録をつけ、最後の縦列の集計で、申請対象となる日数、時間数の合計を出し、1ヶ月1枚の集計表で4、5、6月分を作成しました。
集計したその日数、時間数がベースでこの申請額になった、とわかる表にしました。
細かくて気が狂いそうな大変な作業でした。
コロナの休業期間中、原則給与を全額支給し、全従業員がまるまる一ヶ月休業したのであれば計算はそう難しくないでしょう。多少のイレギュラーが発生してもなんとかなると思います。
もしくはタイムカードがあって全記録をＣＳＶで落とし込んでデーターを作れる、給与ソフトからも絞り込んでデータを抽出来る、、、というのであれば正確な数字が出せるかもしれません。
でも事業所の状況はそれぞれで、そんなにサクッっと申請できるとは思えません。もしかしたら、申請したいけど作業が細かすぎて出来ない、と諦めざるをえなかった事業所もあるんじゃないでしょうか？
数字や金額の算出、データ入力は私が行い、そのまとめと申請は上司にやってもらうことにしました（それくらいやってもらわないと！）
で、その上司が申請前に（区が紹介する）社労士に申請書を見てもらおう、ということになり私も立ち会いました。
ここでボロが出たらイチから資料の作り直しかな、お盆は休めないかもしれないと暗い気持ちになりました。
ウチの会社とは何のかかわりもない、初めて会う社労士です。
予想通り、添付資料の「出勤簿」を見て、これはどういうことですか？と質問を受け、かくかくしかじかでと説明。「シフト表ですか。。。。」と首を傾げたものの、ざっと見て「でも、わかりやすいですからこれで大丈夫でしょう」と言ってくれました。
申請書を審査するのはハローワークであってこの社労士ではありません。大丈夫とは言ってもらってもお墨付きをもらったわけでもなく通るとは限りません。
上司が「審査にはどの程度の期間がかかりますか？」と聞いたところ、「ケースバイケースで2週間で振込みになった事業所もあれば、一ヶ月以上かかったという所もあり、混雑してればもっと長くかかるかもしれないし、何とも言えません」と。
そして審査が通るか否かは「審査する担当者によりますね」と言われた時に、目が合って、あ、私と合う！と思いました（笑）
雇用調整助成金の件だけでなく、人が審査するとなった場合はまさしく担当者ガチャです。
お役所の人はサクッとあっさりしてる人、ねちっこく隅々をつついてくる人、いろいろです。
後者に当たった場合（対面した時）は、わかってもらえるよう説明するしかありませんし、提出する場合は全ての書類を漏れなくそろえ、指摘や誤解を受けそうなところは、わかりやすい資料を添え補足するしかありません。
そう、ポイントは「わかりやすい資料を作る」です（笑）
何か必殺技があるのかと期待して読んでいただいていたらすいません。そんなものはありません。
必要な書類をそろえ、きちんとした印象を与え、適切でわかりやすい資料を添付する。。。。それしかないんですよ。
逆の立場になった場合を考えるとわかります。あれ、この数字はどこから来てるんだろう？添付資料を見て、あ、そういうことかとわかれば、ここの事業所はちゃんとしてるな、と思いませんか？
限られた時間の中での審査作業ですから、要点を見ていくはずで、「わかりやすい資料」というのはすごく重要になるはずです。
まあ運悪く嫌な奴に当たる。。。場合もあるかもしれませんが。
出勤簿の代用となるシフト表を作るのも大変でしたが、休業一覧表に雇用保険被保険者証の番号を入力するのも面倒でした。
11桁の番号をそのまま入れるだけなら給与ソフトから落とし込んでコピーするだけでしたが、間にハイフンが入って3ブロックに分かれてるので手入力するしかありませんでした。これ何か意味あるんでしょうか？
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| 被保険者番号の入力が手間でした |
申請書を提出して約2週間、結果が出たらまたお知らせします。
厚生労働省「雇用調整助成金ガイドブック」
https://www.mhlw.go.jp/content/11600000/000644877.pdf
※記事中の表は「雇用調整助成ガイドブック」より引用しました。
