【年末調整】ひとり業務なのでミスを防ぐ仕組みが必要

2021/12/09

ひとり言 年末調整

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今年の年末調整は(前年と同じだったこともあり)順調に進み、12/3には過不足の精算も済み、源泉徴収簿を印刷し、申告書通りに入力されているかのチェックも終えていました。


今年は余裕があるぞ!と内心ほくそ笑んでいました。


決定的なミス(申請書の金額の入力)はなく、住所変更がされていないのが1件あっただけです。


で、もうこれで確定しちゃって源泉徴収票も印刷してしまおうかと思いました。


いつもはギリギリまで何度もチェックするのに、そんな気持ちが過りました。


しかし、こんなに順調に行くときこそもう一度だけチェックしようと資料を広げたら、決定的なミスを発見してしまいました。



保険料申告書の小規模掛金、つまりiDeCoの金額の入力がスポッと1件抜けてました!


これは掛金全額が控除対象なので過不足精算時に大きく影響します。(その上の枠の「社会保険料控除」も全額なので大きいです)


私はひとり業務で誰か他の人の目でのチェックは無いため、間違えないよう自分なりにミスを防ぐルールというか仕組みを作っているつもりでした。


年末調整では


①申告書の金額、添付証明書類と記載事項のチェック

②過不足精算後の源泉徴収簿と申告書のチェック

③過不足額(還付、徴収)の前年度との比較


を必ずやっています。


今回は過不足精算が早く終わり、申告書のチェックも間違いなく(と思い込んでいただけ)、それぞれの過不足額もさっと見てだいたいこんなもんだろう。


しかし、こんな時こそもう一度見たほうがいいかなと③をやってみたらiDeCoの入力がされていなかったのに気がついた次第です。



③は前年度と比較して過不足の金額がやや違っている人をピックアップし、原因を確認します。


過不足額(還付・徴収)に影響するのは


・給与の増減

・控除対象扶養家族の増減

・社会保険料控除額

・小規模企業共済等掛金控除額

・住宅ローン控除


です。


ピックアップした人たちの前年度と今年度の源泉徴収簿を比較しながら、この人はこれで、あの人はこれで、過不足額が(去年と)違ったんだ、とチェックしていきます。


その中でひとりが去年よりも還付額が少し小さく、それは今年のiDeCoの入力がなかったためで、途中で止めたのかな?と申告書を見たら記入もあり、証明書類もちゃんと添付してありました。


確定する前に見つかって良かったです!


その後、iDeCoの分を入力する前に予め手計算で結果はこうなる、という数字出してから修正、合致してるのを確認しました。



年末調整は給与計算ソフトがやってくれることなので間違はありません(プログラムにミスがない限り)


なので、ミスはいつも「ヒューマンエラー」です。


あと思い込みはダメですね。③をしっかりやっていれば防げたミスでした。


ひとり業務として自分に課したルールは曲げてはいけない、、、、とも思いました。




今年の年末調整は去年と同じなのでこれといって書くことがあまり無いのですが、確認用に
サイドバーの「社会保険料率と速算表」に令和3年分の給与・年金所得の速算表、算出所得税額の速算表等を載せました。

都度マニュアルをめくる手間や、見てもすぐに忘れてしまうので、ちゃっと開いて見られるようにしてみました。




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pataです。小さな職場で経理・給与等が主な仕事です。ひとり業務なのでいつも調べつつ、悩みつつなんとかやっています。書いたことが少しでもお役に立てれば幸いです。
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